茅ヶ崎湘南ロータリークラブ細則

第1条 役員及び理事の選挙
第1節 会長は年次総会の6週〜4週前の例会において、 指名委員会の委員を発表するとともに、 指名委員会に次年度役員として、 会長 (次々年度) ・副会長・幹事・会計・会場監督及び4名の次年度理事の指名を依頼しなければならない。
指名委員会は、 会長・会長エレクト・副会長・幹事及び、 会長が前記3名と協議して指名する会員3名の計7名をもって構成する。
指名委員会は、 指名した次年度の役員及び理事の候補者氏名を理事会に報告し、 会長は年次総会2週間以上前の会長が予告したクラブ例会においてこれを発表する。
指名委員会が指名した候補者のほか、 会員も前記候補者氏名の発表のある例会において、 適格者を候補者として推薦することができる。
指名又は推薦された各役職候補者は、 年次総会において投票に付される。 投票の過半数を獲得した会長 (次々年度) ・副会長・幹事・会計・会場監督がそれぞれ該当する役職に当選したものとする。 投票の過半数を獲得した4名の理事候補者が理事に当選したものとする。 もし、 候補者が定員を超えない場合は、 投票の代わりに、 賛成多数による選任をもって、 それぞれ該当する役職及び理事に選挙されたものとする。
前記の選挙された会長 (次々年度) は、 その選挙のあと、 7月1日に始まる年度に会長エレクトとして理事会のメンバーを務め、 会長エレクトとして理事会のメンバーを務めた年度直後の7月1日に、 会長に就任するものとする。
第2節 理事または役員に欠員を生じたときは、 残余の理事会のメンバーの議決によって補充するものとする。
第3節 次年度理事または次年度役員に欠員を生じたときは、 残余の次年度理事会のメンバーの議決によって補充するものとする。

第2条 理事会

第1節 本クラブの管理主体は理事会とする。
第2節 理事会は本細則第1条の規定により選挙された会場監督を除く役員・理事ならびに直前会長・会計を加えて構成する。すなわち、 会長・会長エレクト・副会長・幹事・4名の理事および直前会長・会計の10名である。

第3条 役員の任務

第1節 会長本クラブの会合および理事会の議長をつとめ、 その他通常その職に付随する責務を果たすことを以て会長の任務とする。
第2節 会長エレクト理事会のメンバーとしての任務及び会長または理事会によって規定される責務を果たすことを以て会長エレクトの任務とする。
第3節 副会長会長不在の場合に本クラブの会合及び理事会の議長をつとめ、 その他通常その職に付随する責務を果たすことを以て副会長の任務とする。
第4節 幹事次の諸事項その他通常その職に付随する責務を果たすことを以て幹事の任務とする。
 (1) 会員の名簿、 記録の整理保管
 (2) クラブ例会の出席・議事の記録
 (3) クラブの会合・理事会・委員会の通知、 議事録の作成、 記録の保管
 (4) 国際ロータリーに対する諸種の報告 (会員数報告、 会員異動報告、 月例出席報告他)
 (5) ロータリー機関誌購読料の徴収・送金
 (6) クラブ公文書及び財産の保管
 (7) クラブ年間収支予算案の作成
 (8) クラブ資金の支出指示
 (9) クラブ運営に関し、 クラブ内外の調整
幹事の補佐として、 理事会の承認の下に、 副幹事を置くことができる。 なお、 原則として、 幹事はその直前の年度に副幹事を務めるものとする。
第5節 会計理事会のメンバーとしての任務及び総ての資金を管理・保管し、 年度ごとにまた理事会の要求があるごとに、 その収支  を明らかにし、その他会計の職に付随する責務を果たすことを以て会計の任務する。 退任の場合には、 保管する総ての資金、 帳簿、 その他クラブ財産を後任者または会長に引継がなければならない。
第6節 会場監督クラブ会合を秩序正しく品位ありかつ能率的に維持することに助力し、 クラブへの来訪者、 来賓に良い印象を与えるようにすること、 その他通常その職に付随する諸事項および会長・理事会によって指定された責務を果たすことが会場監督の任務である。 会場監督はその任務を遂行するために、 理事会の承認の下に、 若干の副会場監督を選ぶことができる。

第4条 会合

第1節 年次総会本クラブの年次総会は毎年12月第1水曜日に開催し、 その際、 次年度の役員及び理事を選挙する。
第2節 例会本クラブの例会は毎週水曜日に開催する。 第1・第3例会は昼例会とし、第2・第4例会は夜例会とする。第5週がある場合は例会を行わない。
例会スタート時間は、その年度の始まる前の6月、次年度理事内において決定する。
第3節 定例理事会本クラブの定例理事会は毎月一回開催する。 臨時理事会は会長が必要と認めた時、 または理事2名以上の請求があるとき、 適当な予告期間をおいて会長が招集する。
第4節 定足数年次総会および例会の定足数は会員総数の3分の1、 理事会の定足数は理事会のメンバーの過半数とする。

第5条 会費

第1節 入会金入会金は5万円とし、入会承認に伴い、入会式に先んじて納入するものとする。
第2節 会費クラブ会費は年額25万円とし、 毎年7月、 10月、 1月、 4月の各初日に各4半期分を前納すべきものとする。 新入会の場合には、 入会時に月割りのクラブ会費を前納すべきものとする。 納入されたクラブ会費は返却しない。

第6条 採決の方法

  本クラブの議事は、 第1条第1節の規定による役員及び理事選挙の場合を除き、 口頭による賛否をもって決する。

第7条 委員会

  クラブ委員会は、五大奉仕部門に基づいた年次および長期的な目標を推進する責任を持つ。会長エレクト、会長および直前会長は、指導の継続と計画の引継ぎを確約するために、協力すべきである。一貫性を保持するため、実行可能であれば、委員会委員は同じ委員会に3年間留任されるべきである。会長エレクトは任期が始まる前に、委員会の空席を補填するために委員を任命し、委員会委員長を任命し、企画会議を設ける責務がある。委員長は委員会委員としての経験者を任命することが推奨される。
常設委員会の任命は次の通りである。
第1節 会員増強委員会この委員会は、会員の勧誘と退会防止に関する包括的な計画を立て、実施するものである。
第2節 クラブ管理運営委員会この委員会はクラブの効果的な運営に関連する活動を実施するものである。
第3節 奉仕プロジェクト委員会この委員会は、地元地域社会および他国の地域社会におけるニーズに応える教育的、人道的および職業的プロジェクトを企画し、実施するものである。
第4節 ロータリー財団委員会この委員会は、資金的寄付とプログラムへの参加を通じてロータリー財団を支援する計画を立て、実施するものである。
その他、必要に応じて特別委員会を設けることができる。

(a)  会長は、職権上すべての委員会の委員となるものとし、その資格において委員会に随するあらゆる特典をもつものとする。
(b)  各委員会は本細則によって付託された職務およびこれに加えて会長または理事会が託する事項を処理すべきものとする。理事会によって特別の権限を与えられた場合を除き、これらの委員会は、理事会に報告してその承認を得るまでは行動してはならない。
(c)  それぞれの委員長はその委員会の定例会合に対して責任をもち、委員会の仕事を監督調整する任務をもち、委員会の全活動について理事会に報告するものとする。
( 注: 上記の委員会構成は、地区リーダーシップ・プランおよびクラブ・リーダーシップ・プランに沿ったものである。 クラブは、その奉仕と親睦のニーズを満たすために必要な委員会を設置する裁量権をもつ。そのような任意の委員会の見本一覧表は、「クラブ委員長の手引き」に記載されている。クラブは必要に応じて、独自の委員会構成を考案することができる )。

第8条 委員会の任務

  会長は、その任期中の諸委員会の任務を確定し、評価するものとする。各委員会の任務発表するにあたり、会長は既存の適切なRI文書を参照するものとする。奉仕プロジェク委員会はその年度計画を考案する際、職業奉仕、社会奉仕および国際奉仕の部門を考慮ることとする。
それぞれの委員会は、具体的な権限、明確な目標、および各年度の初めにその年度内に実施する行動計画を設定するものとする。上述の通り、ロータリー年度の開始に先立ち、クラブ委員会のための推奨事項、委託任務、目標、計画に関し理事会に対し説明発表するための準備を整えるにあたり、必要な指導を施すのは会長エレクトの主要責務である。

第9条 出席義務規定の免除及び休会会員

第1節 理事会に対し書面をもって、 正当かつ十分な理由を具して申請することによって、 会員 は出席義務規定の免除が与えられ、 一定期間を限り本クラブの例会出席を免除される。
注:1
第2節 休会第1節の手続きを経た後、休会として認められる。
会費に関しては年会費の半分とする。
尚、クラブ運営費、RI人頭分担金、地区資金に関しては納入する義務があり、RI人頭分担金を納入している限り、RIの正会員として認められる。

第10条 財務

第1節 会計は本クラブの総ての資金を、 理事会が指定した銀行に預金しなければならない。
第2節 本クラブに対する総ての支払請求については、 幹事および役員の署名捺印した支払伝票に基づき、 原則として、 会計が、 指定された銀行の口座を通じて支払うものとする。
第3節 本クラブの会計年度は、 毎年7月1日に始まり、 翌年6月30日に終わる。
第4節 理事会は毎会計年度の初めにその年度の収支予算案を審議し、 予算を決定するものとする。 理事会が承認した支出予算は、 理事会がその変更を命じない限り、 それぞれの費目に対する支出限度を示すものとする。
第5節 資金管理の責任を有する役員は、 クラブ資金保管の安全を期すため、 理事会の要求がある場合は、 保証保険契約を行うものとする。 保証保険契約に要する費用はクラブの負担とする。

第11条 会員選挙の方法

第1節 (イ) 本クラブ会員 (名誉会員を除く) または会員増強委員会によって推薦された会員候補者の氏名は、 書面をもって、 本クラブ幹事を通じて理事会に提出されなければならない。 この推薦は、 本節に別の定めのある場合を除き、 審査中は秘密にしておかければならない。
(ロ) 理事会は、会員増強委員会に対し、 推薦された会員候補者の資格を職業分類上の見地から審査して、 理事会に報告させる。 さらに、 当該候補者の資格を人格・職業上および社会的地位・一般的適格性の見地から調査して委員会の決議と共に、 理事会に報告させるものとする。
(ハ) 理事会は、会員増強委員会の勧告を審査して、 入会の承認または不承認を決定し、 推薦状提出後30日以内に、 結果をクラブ幹事を通じて、 推薦者に通知しなければならない。
(ニ) 理事会が入会を承認した場合は、 推薦者は、 会員増強委員会と共に、 被推薦者に対し、 ロータリーの目的、 クラブにおける会員の特典と義務等について説明しなければならない。 この説明の後、 被推薦者に対し、 入会申込書の記入提出を求め、 また本人の氏名および予定されている職業分類をクラブ会員に発表することについて承諾を求めなければならない。
(ホ) 被推薦者についての発表後7日以内に、 推薦に対し、 理由を記した書面による 異議の申し立てが、 クラブ会員 (名誉会員を除く) の誰からも理事会になされなかった場合は、 会員候補者は本細則第5条に定める入会金を納めることにより、 会員に選挙されたものとみなされる。 理事会に異議の申し立てがあった場合は、 定例または臨時の理事会においてこれを審議し、 当該被推薦者について無記名投票を行う。 この理事会に出席した理事会のメンバーによって行なわれた投票のうち、 反対票1票を越えなかったときは、 被推薦者は所定の入会金を納めることにより、 クラブ会員に選ばれたものとみなされる。 本節の規定により会員が選挙されたときは、 クラブ幹事は当該会員に対して会員身分証明書を発行し、 その氏名をRIに報告しなければならない。 会員増強委員会は、 入会式で新会員に贈呈する適切な資料を提供し、 当該新会員がクラブに溶け込めるよう援助することを担当する会員を1名指名するものとする。
(へ)<当該会員は、 クラブの例会において、 新会員として正式に紹介されなければならない。

第12条 決議

  事柄の如何を問わず本クラブを拘束する決議または提案は、 理事会によって審議された後でなければ本クラブによって審議されてはならない。 もしかかる決議または提案がクラブの会合において提起された場合には、 討議に付することなく、 理事会に付託しなければならない。

第13条 議事の順序

  開会宣言
来訪者の紹介
来信、告示事項およびロータリー情報
委員会報告(もしあれば)
審議未終了議事
新規議事
スピーチその他のプログラム
閉会

第14条 改正

  本細則は、 定足数の会員が出席するクラブの例会において、 出席会員の3分の2以上の賛投票によって改正することができる。 但し改正案の予告は、 その例会の少なくとも 10日以前に全会員に郵送されていなければならない。 本細則の改正または条項追加は、 本クラブの定款・国際ロータリー定款および細則に背馳するような内容であってはならない。

施   行  本細則は2017年7月1日より施行する。
第1次改正  1994年6月29日
第2次改正  1998年6月17日
第3次改正  2002年6月19日
第4次改正  2005年6月22日
第5次改正  2009年7月 1日
第6次改正  2016年12月7日
第7次改正  2017年6月14日

注:1このような出席義務規定の免除は会員身分の喪失を防ぐためのものである。しかし本クラブに対してその会員を出席同様にみなすためのものではない。その会員が他のクラブの例会に出席しない限り、出席を免除された会員は欠席と記録されなければならない。但し標準ロータリー・クラブ定款第9条第3節および第4節の規定に基づいて認められた欠席は本クラブの出席記録に算入されない)



 
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